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Se implementará una estrategia que permite realizar el cambio a una gestión Documental Electrónica en el Distrito para surtir los tramites.
El alcalde de Rafael Martínez anunció la nueva política ambientalista y de transparencia que adopta la Alcaldía Distrital en su gestión documental, que consiste en la disminución del uso de papel en los procesos administrativos.
Esta estrategia busca la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones, además tiene por objeto incrementar la eficiencia y transparencia administrativa con el control y seguimiento de los procesos.
“Esto definitivamente le apunta sin ningún temor como siempre lo hemos hecho, a que haya más transparencia, porque ya no se puede decir que no se recibió, con esta transparencia hay mayor control y seguridad en la información todo queda guardado en servidores” explicó el alcalde Martínez.
El objetivo es reducir el consumo de papel mediante la formación de nuevos hábitos en los servidores públicos, esta campaña permite la productividad, la reducción de costos, tiempo y espacios de almacenamiento.
Por otra parte, también permite la disminución los tiempos de localización de los archivos, la disminución de tiempos de espera y atención, además mejora la calidad y rapidez del servicio.
La Secretaría de Hacienda será por sus características de recepción y manipulación de documentos, la primera dependencia de la Alcaldía Distrital en implementar este lineamiento, las demás carteras iniciarían en diciembre de este año.
Es importante mencionar que, esta estrategia hace parte de las mejoras en los procesos de gestión documental que desarrolla la Alcaldía del Cambio, buscando mayor control y seguridad de la información, mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades, además de permitir un seguimiento de los trámites realizados.
1. Se realiza la Recepción de los documentos en ventanilla única.
2. Se realiza la Digitalización de la información con los requisitos obligatorios como: cédula de usuario, correo electrónico, celular).
3. Se escanea el documento.
4. Una vez surtido todo este proceso, se imprimen los tickets donde se consigna el número del radicado, fecha y hora.
5. Se devuelve el soporte del oficio radicado con el ticket pegado en el documento para que el ciudadano le haga seguimiento al trámite.
6. Una vez finalizada las anteriores acciones, desde la plataforma se direcciona el documento a la dependencia competente para surtir el trámite.
7. Una vez se tenga respuesta al oficio será enviada la respuesta a los correos electrónicos de los usuarios, todo esto en brevedad o en atención a los tiempos legales de respuesta.
Boletín # 0570 de 2019
